Ali mora biti vsak dokument opremljen z žigom? Kaj danes dejansko zahteva zakonodaja in kdaj žig uporabljamo predvsem zato, ker smo ga bili vajeni uporabljati?
Žig je bil desetletja skoraj nepogrešljiv del poslovanja. Dokument je bil podpisan, nato pa je sledil še odtis žiga – kot potrditev, da je dokument »uraden«. Z razvojem elektronskega poslovanja pa se njegova vloga pomembno spreminja.
Žig ni splošna zakonska zahteva
Za poslovanje ne velja splošno pravilo, da mora biti vsak dokument opremljen z žigom. Obveznost uporabe žiga je treba presojati glede na vrsto dokumenta, naravo postopka in predpis, ki ureja konkretno področje.
Pri upravnem poslovanju na primer Zakon o splošnem upravnem postopku in Uredba o upravnem poslovanju ne določata več splošne obveznosti uporabe žiga kot sestavnega dela dokumentov organa. Bistvena sta ustrezen podpis in izpolnjevanje drugih predpisanih sestavin dokumenta.
Pri tem pa je treba vedno preveriti, ali uporabo žiga za konkreten dokument oziroma postopek določa poseben predpis.
Kaj to pomeni za občine in javne zavode?
Če organizacija že desetletja uporablja žig na vseh dokumentih, to še ne pomeni, da je takšna uporaba zakonsko zahtevana.
Smiselno je preveriti:
- ali uporabo žiga določa zakon ali drug predpis,
- ali je njegova uporaba določena z notranjim aktom,
- za katere dokumente se žig dejansko uporablja,
- ali so notranji akti še usklajeni z veljavnimi pravili in načinom poslovanja.
Pri elektronskih dokumentih je namesto žiga pomembno predvsem zagotoviti ustrezen elektronski podpis, identiteto podpisnika, njegovo upravičenost za podpis ter celovitost dokumenta.
Kaj lahko pri tem preveri notranja revizija?
Prav tu ima lahko pomembno vlogo notranja revizija. Pri pregledu notranjih kontrol lahko preveri, ali organizacija:
- uporablja žig tam, kjer je to dejansko potrebno,
- ima jasno določena pravila glede uporabe in hrambe žiga,
- ustrezno ureja elektronsko podpisovanje,
- zagotavlja ustrezna pooblastila za podpisovanje,
- ima notranje akte usklajene z dejanskim načinom poslovanja.
Notranja revizija pri tem ne preverja zgolj, ali je žig na dokumentu, temveč predvsem, ali so vzpostavljene ustrezne kontrole, ki zagotavljajo zakonito, sledljivo in varno poslovanje.
»Tako smo vedno delali« ni več dovolj
Žig sam po sebi ne zagotavlja, da je dokument pravilen, veljaven ali izdan s strani pristojne osebe.
Zato se pri prehodu na elektronsko poslovanje vprašanje:
»Kje je žig?«
vse bolj umika vprašanjem:
»Kdo je dokument podpisal? Ali je bil za to pooblaščen? Ali lahko preverimo veljavnost podpisa? Ali lahko dokažemo, da dokument po podpisu ni bil spremenjen?«
Žig torej ni nujno preteklost, vendar tudi ni več samoumeven del vsakega dokumenta. Preden ga odtisnemo, preverimo, ali ga res potrebujemo – in ali so naši notranji postopki temu prilagojeni.