Novela Zakona o javnih uslužbencih prinaša pomembne spremembe pri izbiri najvišjih uradnikov. Večja odgovornost predstojnikov in funkcionarjev pomeni tudi večjo potrebo po transparentnih, objektivnih in dobro dokumentiranih postopkih.
Kaj se spreminja?
Posebni javni natečaj za najvišje uradniške položaje ostaja, spreminja pa se način izvedbe izbirnega postopka. Ena pomembnejših sprememb je ukinitev Uradniškega sveta. Posebne natečajne komisije po novem ne bodo več imenovane s strani Uradniškega sveta, temveč jih bo imenoval funkcionar, ki mu je uradnik na položaju odgovoren. V komisiji bodo javni uslužbenci, pri čemer mora biti eden zaposlen v organu, v katerem bo kandidat opravljal položaj. Pomembno novost predstavlja tudi večja vloga Centra za kadre pri Ministrstvu za notranje zadeve in javno upravo. Ta bo za večino uradniških položajev skrbel za objavo natečaja, preverjanje izpolnjevanja pogojev ter presojo vodstvenih osebnih sposobnosti in veščin kandidatov. Postopek bo potekal digitalno prek e-Uprave in naj bi bil bistveno krajši.
Večja vloga vodstva pomeni tudi večjo odgovornost
Na prvi pogled bi lahko krajši in bolj digitaliziran postopek razumeli predvsem kot administrativno poenostavitev. Vendar pa sprememba prinaša tudi pomembno vprašanje: Ali so notranji postopki organizacije pripravljeni na večjo odgovornost vodstva pri izbiri najprimernejšega kandidata? Po novem bo posebna natečajna komisija pripravila seznam primernih kandidatov, pristojni funkcionar pa bo med njimi izbral kandidata, ki ga ocenjuje kot najprimernejšega. Takšna ureditev pomeni, da mora biti odločanje podprto z jasnimi merili, ustrezno dokumentacijo in sledljivim postopkom. Pri tem ni dovolj, da je odločitev formalno pravilna. Pomembno je tudi, da je mogoče naknadno dokazati, kako in na podlagi katerih kriterijev je bila sprejeta. To je področje, kjer imajo pomembno vlogo notranje kontrole.
Kje se lahko pojavijo tveganja?
Vsak kadrovski postopek vključuje določena tveganja. Pri izbiri najvišjih uradnikov so ta še posebej pomembna, saj imajo izbrani posamezniki velik vpliv na delovanje institucije in izvajanje javnih politik.
Med ključnimi tveganji lahko izpostavimo:
- nejasno določena ali neustrezno uporabljena merila za izbiro;
- nezadostno dokumentiranje odločitev;
- možnost konflikta interesov;
- neenaka obravnava kandidatov;
- pomanjkljiva sledljivost posameznih faz postopka;
- prevelik vpliv subjektivne presoje;
- neustrezno varovanje osebnih podatkov kandidatov;
- neskladje med internimi akti in dejansko izvedbo postopka.
Prav zato mora organizacija že pred začetkom postopka razmisliti, katere kontrole bodo zagotovile njegovo objektivnost in transparentnost.
Notranja revizija kot pomoč vodstvu
Notranja revizija pri tem ne nastopa kot »notranji policaj«, temveč kot neodvisna in nepristranska dejavnost, ki vodstvu zagotavlja informacije o delovanju notranjih kontrol, obvladovanju tveganj in možnostih za izboljšave.
Pri kadrovskih postopkih lahko notranja revizija na primer preveri:
- ali so postopki jasno opredeljeni;
- ali so merila za izbiro ustrezno določena;
- ali se merila uporabljajo enako za vse kandidate;
- ali je odločanje ustrezno dokumentirano;
- ali so pristojnosti posameznih udeležencev jasno določene;
- ali so prepoznana in obvladovana tveganja konflikta interesov;
- ali so zagotovljeni ustrezni postopki varovanja osebnih podatkov;
- ali obstaja ustrezna revizijska sled.
Namen takšnega pregleda ni ponovna izbira kandidata, temveč presoja, ali je sistem nastavljen tako, da podpira zakonito, transparentno in učinkovito odločanje.
Kaj lahko vodstvo naredi že danes?
Ob spremembi zakonodaje ni treba čakati na prvi nov kadrovski postopek.
Vodstvo lahko že zdaj preveri, ali ima organizacija:
1. Jasno opredeljene pristojnosti
Kdo je odgovoren za posamezen korak postopka? Kdo preverja pogoje? Kdo določa merila? Kdo sprejme končno odločitev?
2. Dokumentirana merila
Odločanje o najprimernejšem kandidatu mora temeljiti na vnaprej znanih in ustrezno dokumentiranih merilih.
3. Ustrezno revizijsko sled
Iz dokumentacije mora biti mogoče razbrati, kako je postopek potekal in kako je bila sprejeta končna odločitev.
4. Prepoznana tveganja
Organizacija naj predhodno identificira tveganja, povezana z objektivnostjo, konfliktnimi interesi, varstvom podatkov in morebitnimi nepravilnostmi.
5. Posodobljene interne akte
Sprememba zakona je priložnost za pregled internih pravilnikov, navodil in drugih aktov, ki urejajo kadrovske postopke.
Krajši postopek ne pomeni manj nadzora
Digitalizacija in poenostavitev postopkov sta dobrodošli, vendar hitrejši postopek ne sme pomeniti slabšega nadzora.
Nasprotno – čim večja je odgovornost posameznega odločevalca, pomembneje je, da so procesi jasni, kontrole učinkovite in odločitve ustrezno dokumentirane.
Pri izbiri najvišjih uradnikov je namreč kakovost postopka neposredno povezana tudi s kakovostjo delovanja institucije.
Dobra notranja kontrola zato ni ovira za hitro odločanje. Je varovalo, ki omogoča, da je hitra odločitev tudi zakonita, objektivna in preverljiva.
Zaključek
Novela Zakona o javnih uslužbencih prinaša pomembno spremembo načina izbire najvišjih uradnikov. Večja vloga predstojnikov in funkcionarjev pomeni tudi večjo odgovornost za kakovost odločanja.
Za vodstvo javnih institucij je zato pravi trenutek za vprašanje:
Ali lahko danes dokažemo, da bi bil naš kadrovski postopek tudi ob naknadnem nadzoru razumljiv, sledljiv in objektiven?
Če je odgovor negotov, je to lahko dober razlog za pregled notranjih kontrol in kadrovskih postopkov – še preden pride do konkretnega natečaja.